INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

JOX COSMETICS S.R.L. – GELPOLISH.IT

Versione del 29 ottobre 2026

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

JOX Cosmetics S.r.l.
Via dell'Industria n.35, 36100 Vicenza (VI), Italia
Codice fiscale e Partita IVA: 04185810241
REA: VI-385845
PEC: joxcosmeticssrl@pec.it
Email: info@gelpolish.it
Sito web: https://www.gelpolish.it

Il Titolare determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali, nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e della normativa italiana applicabile.

La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali effettuato attraverso il sito GelPolish.it e nell'ambito dei rapporti professionali e commerciali intrattenuti dalla Società.

2. Categorie di dati personali trattati

JOX Cosmetics S.r.l. può trattare le seguenti categorie di dati personali:

Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero telefonico, indirizzo di fatturazione e spedizione.

Dati professionali e aziendali: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, ruolo aziendale, riferimenti commerciali e informazioni necessarie alla gestione del rapporto professionale.

Dati relativi agli account: credenziali e informazioni associate alla registrazione e all'utilizzo del portale.

Dati commerciali e amministrativi: ordini, prodotti acquistati, richieste di preventivo, documenti di vendita, pagamenti, spedizioni, resi e comunicazioni con il servizio clienti.

Dati tecnici e di navigazione: indirizzo IP, informazioni sul browser, dispositivo utilizzato, dati di accesso, cookie e altri identificativi tecnici, secondo le funzionalità effettivamente attive.

Dati relativi alle comunicazioni: indirizzi dei destinatari, data e ora di invio, esito della consegna, eventuali errori di recapito, preferenze di iscrizione e disiscrizione, consensi e, nei casi consentiti, dati relativi all'apertura delle email e alle interazioni con i relativi contenuti.

I dati possono essere forniti direttamente dall'interessato, raccolti durante l'utilizzo dei servizi oppure acquisiti da fonti legittimamente accessibili, quando necessario alla gestione dei rapporti professionali.

3. Finalità del trattamento e basi giuridiche

3.1 Registrazione e gestione dell'account

I dati sono utilizzati per consentire la registrazione al portale B2B, l'accesso all'area riservata, l'identificazione dell'utente professionale e la gestione dei servizi richiesti.

Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettere b) e f), del GDPR, secondo la natura del rapporto.

3.2 Gestione commerciale e contrattuale

I dati sono trattati per:

• Rispondere a richieste di informazioni e preventivi.

• Gestire ordini e forniture.

• Organizzare produzione, personalizzazione e preparazione dei prodotti.

• Gestire pagamenti, fatturazione e spedizioni.

• Fornire assistenza commerciale, amministrativa e tecnica.

• Gestire reclami, contestazioni e richieste post-vendita.

Base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali, quando applicabile, e legittimo interesse alla gestione dei rapporti commerciali con imprese e relativi referenti.

3.3 Adempimenti legali, fiscali e amministrativi

I dati sono utilizzati per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa fiscale, contabile, civilistica e dalle altre disposizioni applicabili all'attività aziendale.

Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR.

3.4 Sicurezza e tutela dei diritti

I dati possono essere trattati per prevenire frodi, accessi abusivi, utilizzi illeciti del portale, recuperare crediti, gestire contestazioni e tutelare i diritti della Società.

Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettere c) e f), del GDPR, secondo i casi.

3.5 Comunicazioni commerciali e newsletter

JOX Cosmetics S.r.l. può inviare comunicazioni relative a nuovi prodotti, collezioni, offerte, promozioni, iniziative commerciali e aggiornamenti del catalogo.

L'invio avviene sulla base del consenso dell'interessato, quando richiesto dalla normativa applicabile.

Nei soli casi consentiti dall'articolo 130, comma 4, del Codice Privacy, la Società può utilizzare l'indirizzo email acquisito nell'ambito di una precedente vendita per proporre prodotti o servizi propri analoghi, purché il destinatario sia stato adeguatamente informato e possa opporsi facilmente e gratuitamente.

L'interessato può revocare il consenso o opporsi all'invio di comunicazioni commerciali in qualsiasi momento, attraverso il collegamento di disiscrizione presente nelle email oppure contattando il Titolare.

La disiscrizione dalle newsletter non comporta la cancellazione dell'account commerciale né impedisce l'invio di comunicazioni necessarie alla gestione dei rapporti contrattuali o all'adempimento di obblighi di legge.

4. Comunicazioni tecniche, normative, contrattuali e di servizio

Nell'ambito della propria attività di produzione e commercializzazione di prodotti cosmetici professionali, JOX Cosmetics S.r.l. può inviare ai clienti e ai rispettivi referenti comunicazioni necessarie o pertinenti alla gestione dei prodotti acquistati e dei rapporti commerciali in essere.

Tali comunicazioni possono riguardare, a titolo esemplificativo:

• Aggiornamenti relativi alla sicurezza dei prodotti.

• Modifiche normative riguardanti ingredienti, formulazioni o requisiti di conformità.

• Informazioni tecniche relative a prodotti precedentemente forniti.

• Aggiornamenti della documentazione tecnica e delle informazioni sugli ingredienti.

• Comunicazioni riguardanti richiami, ritiri o altre misure di sicurezza.

• Modifiche contrattuali e operative rilevanti.

• Informazioni relative a ordini, pagamenti, spedizioni e forniture.

Quando la comunicazione è necessaria all'adempimento di obblighi legali, all'esecuzione di un rapporto contrattuale o al perseguimento di un legittimo interesse non prevalso dai diritti e dalle libertà dell'interessato, il relativo trattamento può essere effettuato senza richiedere il consenso al marketing.

La Società distingue le comunicazioni effettivamente necessarie o di servizio da quelle aventi finalità prevalentemente promozionali.

La revoca del consenso alle newsletter commerciali non determina automaticamente l'interruzione delle comunicazioni tecniche, contrattuali, normative o di sicurezza che abbiano un'autonoma base giuridica.

Le comunicazioni di servizio non sono utilizzate per eludere le preferenze espresse dall'interessato in materia di marketing.

5. Monitoraggio delle comunicazioni email e tracking pixel

JOX Cosmetics S.r.l. utilizza Shopify e i relativi strumenti di gestione delle comunicazioni elettroniche.

Nell'ambito dell'invio delle email possono essere trattate informazioni relative all'avvenuto invio, all'esito del recapito, agli errori di consegna, alle disiscrizioni e alle altre operazioni necessarie alla gestione del servizio.

Alcune comunicazioni possono contenere pixel di tracciamento, ossia elementi tecnici che consentono di rilevare l'apertura di un messaggio email e, in determinate circostanze, ulteriori informazioni relative all'interazione del destinatario.

I dati possono essere associati al singolo destinatario, secondo le funzionalità della piattaforma utilizzata e le autorizzazioni applicabili.

5.1 Tracciamento delle comunicazioni commerciali

Per il monitoraggio individuale delle aperture delle comunicazioni commerciali, JOX Cosmetics S.r.l. richiede il consenso dell'interessato nei casi previsti dalla normativa applicabile.

Il consenso al tracciamento è distinto dalla scelta di ricevere le newsletter commerciali.

L'interessato può quindi:

• Ricevere le newsletter e autorizzare il monitoraggio delle aperture.

• Ricevere le newsletter senza autorizzare il monitoraggio individuale delle aperture.

• Revocare il consenso alla ricezione delle newsletter.

La mancata autorizzazione al tracciamento non impedisce, di per sé, la ricezione delle comunicazioni commerciali per le quali sussista una valida autorizzazione.

Il consenso può essere revocato tramite gli strumenti di gestione delle preferenze disponibili nelle comunicazioni oppure contattando JOX Cosmetics S.r.l.

5.2 Comunicazioni di servizio

Per determinate comunicazioni di servizio, tecniche, contrattuali, normative o di sicurezza, la normativa può consentire l'utilizzo di strumenti di tracciamento senza uno specifico consenso, esclusivamente quando ricorrano i presupposti previsti dall'articolo 122 del Codice Privacy.

JOX Cosmetics S.r.l. valuta l'applicabilità di tali ipotesi in relazione alla concreta finalità della comunicazione, alla necessità del trattamento e al rispetto dei principi di proporzionalità e minimizzazione.

La sola qualificazione di un messaggio come comunicazione normativa o di servizio non comporta automaticamente l'esenzione dall'obbligo di consenso.

5.3 Finalità e limiti del monitoraggio

Quando legittimamente effettuato, il monitoraggio può essere utilizzato per analizzare l'efficacia delle comunicazioni, gestire le preferenze dei destinatari e documentare le attività di comunicazione.

I dati relativi all'apertura di un'email possono essere influenzati dalle impostazioni del programma di posta elettronica, dal caricamento automatico delle immagini e dai sistemi di protezione della privacy.

La registrazione di un'apertura non costituisce prova certa dell'effettiva lettura o comprensione del contenuto da parte del destinatario.

La Società non considera pertanto il semplice dato di apertura equivalente a una ricevuta di consegna certificata o a una dichiarazione di presa visione.

6. Cookie e strumenti di tracciamento del sito

Il sito www.gelpolish.it utilizza tecnologie necessarie al funzionamento del commercio elettronico, alla gestione delle sessioni, alla sicurezza, all'autenticazione e alle operazioni richieste dagli utenti.

Possono inoltre essere utilizzati strumenti statistici, analitici e pubblicitari, secondo i servizi effettivamente attivati e le preferenze espresse dagli utenti.

I cookie tecnici strettamente necessari sono utilizzati nei limiti consentiti dalla normativa.

I cookie e gli strumenti di tracciamento non necessari sono attivati previo consenso, quando richiesto dall'articolo 122 del Codice Privacy.

L'utente può gestire le preferenze attraverso gli strumenti di consenso messi a disposizione sul sito e mediante le impostazioni del proprio browser.

Le informazioni di dettaglio sui cookie e sulle tecnologie utilizzate, comprese finalità e durate, sono rese disponibili attraverso le relative informazioni e impostazioni del sito.

7. Piattaforme e fornitori di servizi

Per lo svolgimento delle proprie attività, JOX Cosmetics S.r.l. si avvale di fornitori esterni, tra cui:

• Shopify, per la gestione della piattaforma di commercio elettronico e delle relative comunicazioni.

• Fornitori di servizi informatici, hosting e assistenza tecnica.

• Fornitori di servizi di posta elettronica e comunicazione.

• Corrieri e operatori logistici.

• Istituti di credito e fornitori di servizi di pagamento.

• Consulenti fiscali, contabili, legali e professionali.

• Fornitori di servizi amministrativi e gestionali.

I dati sono comunicati esclusivamente nei limiti necessari alle rispettive finalità.

I soggetti esterni trattano i dati come responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR oppure come autonomi titolari, secondo le rispettive attività e responsabilità.

L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare.

8. Comunicazioni tramite WhatsApp e altri canali

JOX Cosmetics S.r.l. può utilizzare posta elettronica, telefono, PEC e servizi di messaggistica, incluso WhatsApp, per comunicazioni relative ai rapporti commerciali.

I dati forniti attraverso tali canali sono trattati per rispondere alle richieste, fornire assistenza, gestire ordini e svolgere le attività connesse al rapporto professionale.

L'utilizzo di piattaforme di comunicazione di terzi può comportare trattamenti effettuati anche dai rispettivi fornitori, secondo le condizioni e le informative applicabili.

L'invio di comunicazioni promozionali attraverso tali canali avviene nel rispetto delle specifiche disposizioni normative.

9. Trasferimento dei dati verso Paesi extra SEE

L'utilizzo di piattaforme informatiche e fornitori di servizi internazionali può comportare il trasferimento o l'accesso a dati personali da Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo.

Tali trasferimenti sono effettuati nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, ricorrendo, secondo i casi, a decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, clausole contrattuali standard o altri strumenti legittimamente applicabili.

Per i trasferimenti verso gli Stati Uniti, l'eventuale utilizzo di una decisione di adeguatezza è subordinato alla sussistenza dei relativi presupposti, inclusa l'adesione del destinatario al quadro applicabile.

Gli interessati possono richiedere ulteriori informazioni sulle garanzie adottate contattando il Titolare.

10. Conservazione dei dati personali

JOX Cosmetics S.r.l. conserva i dati personali per un periodo non superiore a quello necessario alle finalità per le quali sono trattati, nel rispetto degli obblighi di legge e dei principi di limitazione della conservazione e minimizzazione.

In particolare:

Dati contrattuali e commerciali: per la durata del rapporto e, successivamente, per il periodo necessario all'adempimento degli obblighi di legge e alla tutela dei diritti della Società.

Documentazione fiscale e contabile: per i termini previsti dalla normativa applicabile, ordinariamente dieci anni, salvo obblighi di conservazione ulteriori o necessità connesse a contestazioni e procedimenti.

Dati dell'account: per il periodo di mantenimento del rapporto con l'utente, fatti salvi gli obblighi di conservazione e gli ulteriori trattamenti legittimamente necessari.

Dati relativi alle comunicazioni commerciali: per il periodo in cui sussiste una valida base giuridica per il trattamento, fermo il diritto di revoca del consenso e di opposizione.

Dati relativi ai consensi e alle opposizioni: per il tempo necessario a documentare le scelte dell'interessato, dimostrare il rispetto degli obblighi applicabili e impedire l'invio di comunicazioni non desiderate.

Dati relativi al tracciamento delle email: per il periodo strettamente necessario alle finalità legittimamente perseguite, secondo criteri di proporzionalità, necessità e limitazione della conservazione.

Dati tecnici e di sicurezza: per il periodo necessario alla protezione dei sistemi e alla gestione di eventuali anomalie, incidenti o contestazioni.

Alla scadenza dei termini applicabili, i dati vengono cancellati o anonimizzati, salvo la necessità di conservarli ulteriormente in presenza di un obbligo di legge o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto.

11. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, alla gestione degli ordini, alla fatturazione e all'esecuzione dei rapporti commerciali è necessario per consentire l'erogazione dei relativi servizi.

Il mancato conferimento può rendere impossibile l'instaurazione o la prosecuzione del rapporto commerciale.

Il consenso alle comunicazioni commerciali e al tracciamento individuale delle aperture, quando richiesto, è facoltativo.

Il rifiuto o la revoca di tali consensi non pregiudica la possibilità di acquistare prodotti e usufruire dei servizi ordinari.

12. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati personali sono trattati con strumenti informatici, telematici e, ove necessario, cartacei.

Il trattamento è svolto da personale autorizzato e da soggetti esterni legittimati ad accedere ai dati in relazione alle rispettive attività.

JOX Cosmetics S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi del trattamento, finalizzate a prevenire accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o utilizzo illecito dei dati.

L'accesso alle informazioni è limitato, secondo criteri di necessità, ai soggetti che devono trattarle per lo svolgimento delle proprie mansioni.

13. Diritti degli interessati

Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR, gli interessati possono esercitare, nei casi e nei limiti previsti dalla normativa, i seguenti diritti:

• Ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento e accedere ai propri dati personali.

• Richiedere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti.

• Richiedere la cancellazione dei dati quando ne ricorrono i presupposti.

• Ottenere la limitazione del trattamento.

• Opporsi al trattamento nei casi previsti dalla legge.

• Ricevere i dati in formato strutturato e richiederne la portabilità, quando applicabile.

• Revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato.

• Non essere sottoposti, nei casi previsti dall'articolo 22 del GDPR, a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi.

L'interessato ha sempre diritto di opporsi al trattamento dei propri dati per finalità di marketing diretto.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a:

info@gelpolish.it

oppure alla PEC:

joxcosmeticssrl@pec.it

Le richieste saranno gestite nei termini previsti dal GDPR.

L'interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, attraverso il sito www.garanteprivacy.it, o rivolgersi all'autorità giudiziaria competente.

14. Modifiche e aggiornamenti dell'informativa

JOX Cosmetics S.r.l. può aggiornare la presente informativa in conseguenza di modifiche normative, organizzative, tecnologiche o dei trattamenti effettuati.

La versione aggiornata è resa disponibile sul sito www.gelpolish.it, con indicazione della data di aggiornamento.

Quando richiesto dalla normativa, gli interessati saranno informati delle modifiche rilevanti attraverso modalità appropriate.

La pubblicazione di una nuova informativa non sostituisce l'acquisizione di un nuovo consenso quando questo sia necessario per ulteriori finalità di trattamento.

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PEC: joxcosmeticssrl@pec.it